Organizace času

Žít minimalisticky znamená dát přednost činnostem, které jsou důležité pro vaše sny, které vás baví a naplňují. Často to znamená dát sbohem některým činnostem, které vás nebaví nebo je děláte opravdu neradi.
To je v pořádku, horší je to, když si musíte zvolit mezi aktivitami, které vás baví. Máte toho času málo na obě ale chcete je obě dělat?
Zkusili jste vše? Nebo o tom zatím jen přemýšlíte a chcete to vyřešit?
Tak tento článek je přesně pro vás, správná organizace času vám pomůže najít čas na venčení psa i kreslení obrazu, i když si myslíte, že to prostě nemůžete stihnout.

Mezi pomůcky organizace času patří kalendáře, diáře , poznámky, to-do listy. Vše je to ovšem o odpovědném plánování.
To-do list, který jsem zmínil jako pomůcky organizace času, je podle mě jeden z nejdůležitějších. Může vycházet z kalendáře ale může být také základem pro plánování akcí v kalendáři.
To-do list je seznam věcí, které potřebujete (většinou i chcete) udělat.

Můžete svůj To-do list strukturovat jakkoliv složitě, graficky zajímavě. Může vám na to posloužit papír či aplikace na internetu. To ovšem není důležité, to je o vašich osobních preferencích.
Je důležité si ho udělat tak, aby se vám dobře používal a vyhovoval vašim osobním požadavkům. Podstatné na tom je, naučit se ho využívat a pravidelně s ním pracovat.

Osobně jsem dříve využíval jen seznamy úkolů pro jeden den. Ovšem s přechodem na nový papírový diář, který je založen na práci s to-do listy, jsem začal využívat i týdenní a měsíční seznamy.
Práce s listem úkolů sebou nese jednu velkou výhodu a to takovou, že pokud se dostanu k plnění jednotlivé činnosti, nemusím již přemýšlet nad jinými věcmi. Nepřemýšlím nad tím, co budu dělat potom nebo zítra. Nemusím si pamatovat, že musím ještě vyvenčit psa či zalít kytky. Soustředím se na přítomný okamžik a dělám danou věc co nejlépe umím.

Při tvorbě i plnění to-do listů je dobré se držet několika pravidel.

  • Večer si vždy nachystat To-do na další den.
  • To-do list by měl obsahovat pouze 3 nejdůležitější věci na daný den, na které je potřeba se soustředit hlavně. Čím více jich budete mít, tím větší zmatek v tom budete mít a nejspíše i menší chuť do plnění.
  • Po splnění úkolu nějakým způsobem zaznamenat jeho splnění. Pomáhá to sledovat, co je ještě potřeba a motivuje to k další práci.
  • Nejtěžší a nejsložitější věci dělat byste měli dělat jako první. Nejlépe dopoledne.
  • To-do list má pomáhat sledovat naplňování cílů a dává možnost plnění hodnotit. Neměl by omezovat či svazovat.

Pokud daný úkol ten den nesplníte, přesuňte ho na další den ale nedělejte to často, jinak to postrádá smysl.
Je důležité, abyste úkoly plnily podle plánů a ne je odsouvaly na další dny, tím si nepomůžete, navíc vás bude frustrovat, že se vám úkoly hromadí.

To-do list může vypadat následovně:

  1. Zaplatit všechny složenky
  2. Přesadit květiny
  3. Napsat CV

Rozdíl mezi denním a týdenním seznamem je v tom, že z abstraktních cílů (například – vyřešit květiny v domě) se stávají v denním seznamu konkrétní cíle (jako například – přesadit květiny).
V denním seznamu jsou napsány konkrétní úkoly, pro jejichž plnění máte nejspíše nejlepší podmínky, víte kolik vám pravděpodobně zaberou času a co na to budete potřebovat.
V týdenních seznamech to jsou lehce určité plány, které se ovšem mohou měnit podle okolností, přesouvat nebo rušit.

Měsíční „to-do“ je obzvláště o něčem jiném. To už je seznam cílů, bez jasného vytyčení v prostoru a čase. Abstraktní věci, kterých chcete dosáhnout, následně se měnící v konkrétnější a konkrétnější úkoly a plány. Ovšem i tak by měli být měřitelné a jasně ohraničené, aby se dali převádět do týdenních plánů a denních. Neměli byste si psát věci jako – zlepšit se v plavání. Mělo by to být definováno jako – uplavat 1km. Následně to do dnů rozepsat tak, abyste trénovali, popřípadě si určit jeden den, v který to dokážete.

Jak vám to pomůže vytvořit více času?
Jednoduše.
Jakmile si utřídíte na papír, co je podstatné a co není, věnujete čas tomu podstatnému. Uděláte to co vás baví, s větším nasazením a za kratší čas. Nebudete přemýšlet a vzpomínat co jste chtěli udělat a ještě neudělali. Nebudete muset neustále přemýšlet, jak to všechno udělat tak, abyste to stihli. Budete mít jasný plán, podle kterého budete postupovat. Zbavíte se věcí, o kterých si myslíte, že jsou podstatné ale ve skutečnosti vám berou jen čas a energii.
Zjistíte, že není zas tak nutné odpovědět na všechny e-maily, které máte ve vaší poště. Můžete to udělat například při cestě vlakem do práce(Aneb o výhodách cestování hromadnou dopravou), kde jen bezděčně koukáte z okna. Pak budete mít třeba o 30 min. více na hraní na kytaru v klidu domova.

Používáte to-do listy také? Jakým způsobem?
Jak vypadá váš to-do list a vidíte v používání přínosy?
Podělte se s námi.

1 komentář

  1. Používám je často v případě, že se povinnosti nakupily, tak abych na nákou nezapomněl. Nebo, že mě napadne věc, kterou by bylo dobré udělat, tak si jí poznamenám do sešitu. Je to výborné a má to přesně ty výhody, které jsou v článku popsány. Jen je škoda, že v článku, autor nejmenuje jaké ,,to do“
    adresáře využívá. Případně, kde se dají sehnat. Moc praktický článek.

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *